GEGEVENSBESCHERMING

Basewise Privacybeleid - Platform

In dit beleid wordt uitgelegd hoe Basewise ("Basewise", "wij", "ons" of "onze") persoonsgegevens verwerkt via het Basewise-platform (DRE, RQA, REF, AI Assistant Chat en Knowledge Chat).

Versie: 2.0 | Ingangsdatum: 14 juni 2025 | Laatst bijgewerkt: 31 augustus 2026

02 Onze rol: wanneer wij verwerkings-verantwoordelijke zijn en wanneer wij verwerker zijn
Voor de hieronder beschreven account-, beveiligings- en ondersteuningsgegevens is Basewise de verwerkingsverantwoordelijke. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe deze gegevens worden verwerkt. Voor de inhoud die via de applicaties van het platform wordt verwerkt,  zoals geüploade documenten, geëxtraheerde vereisten, verificatiebewijzen, resultaten van kwaliteitsanalyses en chatberichten,  treedt Basewise op als verwerker namens uw organisatie (de "Klant"). Uw organisatie is voor die gegevens de verwerkingsverantwoordelijke. Wij verwerken deze gegevens uitsluitend volgens de instructies van de Klant, zoals vastgelegd in de overeenkomst tussen Basewise en de Klant.

03 Welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en op welke grondslag

Bijzondere persoonsgegevens en gegevens van kinderen. Wij verzamelen niet bewust bijzondere persoonsgegevens (zoals gegevens over gezondheid, ras of etnische afkomst, politieke opvattingen of biometrische gegevens). Het platform is een zakelijke tool voor professionele gebruikers binnen klantorganisaties en is niet gericht op of ontworpen voor kinderen van welke leeftijd dan ook.

04 Gegevens die namens uw organisatie worden verwerkt
Omdat Basewise voor de hierboven beschreven inhoud optreedt als verwerker, moeten personen die hun privacyrechten voor die inhoud willen uitoefenen — bijvoorbeeld een genoemde auteur of reviewer van een vereiste — meestal eerst contact opnemen met hun eigen organisatie. Die organisatie is namelijk de verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens. Basewise ondersteunt de Klant hierbij voor zover dat volgens onze verwerkersovereenkomst nodig is. Rechten met betrekking tot uw eigen account, inloggegevens of rechtstreeks contact met Basewise kunt u wel direct bij ons uitoefenen via de contactgegevens in sectie 1.

05 Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen wij de gegevens of anonimiseren wij deze onomkeerbaar.

06 Met wie wij uw gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is en met passende waarborgen:

• Subverwerkers. Dit zijn bedrijven die onze systemen hosten of ons helpen het platform te leveren, waaronder onze technische implementatiepartner. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en op basis van een verwerkersovereenkomst. Een actuele lijst  met per subverwerker de rol, de categorieën gegevens die worden verwerkt, de locatie van de gegevens en de waarborgen voor eventuele internationale doorgiften vindt u in het document Basewise Subprocessors (Platform).
  

• Wettelijke verplichtingen en veiligheid. Wij kunnen gegevens delen wanneer dit wettelijk verplicht is, nodig is in het kader van een juridisch proces, of nodig is om de rechten, veiligheid of eigendommen van Basewise, onze klanten of anderen te beschermen.
  

• Business transfers. If Basewise is involved in a merger, acquisition, or sale of assets, your data may be transferred, with notice where required.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.

07 Internationale doorgiften
Basewise Consultancy B.V. is gevestigd in Nederland. Onze subverwerkers hosten en verwerken gegevens binnen de EU/EER. Alleen onze technische implementatiepartner is gevestigd in het Verenigd Koninkrijk. Doorgiften naar het VK vallen onder het adequaatheidsbesluit van de EU voor het VK. Meer informatie vindt u in het document Basewise Subprocessors (Platform).

08 Uw rechten volgens de privacywetgeving
Afhankelijk van de situatie en binnen de grenzen van de wet heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te beperken of hiertegen bezwaar te maken, uw gegevens over te dragen, uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking daarop is gebaseerd, en een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

Wilt u deze rechten uitoefenen voor gegevens waarvoor Basewise de verwerkingsverantwoordelijke is? Neem dan contact met ons op via contact@basewise.ai. Wij streven ernaar om binnen één maand te reageren, zoals de AVG voorschrijft. Bij complexe verzoeken kunnen wij deze termijn met maximaal twee extra maanden verlengen. In dat geval laten wij u dat weten. Mogelijk vragen wij eerst om uw identiteit te verifiëren.

09 Hoe u een klacht kunt indienen
Denkt u dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig hebben verwerkt? Neem dan eerst contact met ons op via office@basewise.nl, zodat wij kunnen proberen het probleem op te lossen. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit — in Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens — of bij uw eigen nationale toezichthouder als u zich elders in de EU of EER bevindt. Een overzicht vindt u bij de European Data Protection Board.

10 Hoe wij uw gegevens beschermen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Denk hierbij aan versleuteling tijdens verzending, toegangscontroles en een beveiligde hostingomgeving. Geen enkele methode van verzending of opslag is echter volledig veilig. Daarom kunnen wij geen absolute beveiliging garanderen.

11 Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. Wij publiceren dan de bijgewerkte versie met een nieuw versienummer en een nieuwe ingangsdatum. Als de wijzigingen belangrijk zijn, geven wij daarnaast extra kennisgeving waar nodig.

12 Toegankelijkheid en talen
Heeft u behoefte aan een alternatieve, toegankelijke versie van dit document? Neem dan contact met ons op via contact@basewise.ai.