Privacybeleid

Basewise hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe wij jouw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beveiligen in het kader van onze 

Software-as-a-Service (SaaS)-dienst.

1. PERSOONSGEGEVENS EN DOELEINDEN

In deze paragraaf beschrijven we de categorieën persoonsgegevens die wij ontvangen en onze doelen voor de verwerking van deze gegevens.

A. Abonnementen
Wanneer een klant een Dienst aanvraagt voor een van onze oplossingen, vragen wij de klant om gegevens te verstrekken. Aanvragen worden ontvangen via onze e-mail en telefoon. Het verstrekken van deze gegevens is een vereiste om een van onze Diensten te verkrijgen.

Doeleinden: In deze fase verwerken wij gegevens met het doel een Dienst te verstrekken voor toegang tot een van onze tools.
Afhankelijk van het type Dienst verwerken wij de volgende gegevens:

B. Gebruik van abonnementen
Voor het gebruik van onze tools verwerken wij de zakelijke e-mailadressen en wachtwoorden van gebruikers, evenals gegevens over het gebruik van onze tool. Deze gegevens bestaan uit: logs (naam van de maker, laatste bewerkingsdatum, en type records door de gebruikers) en specifieke onderdelen van de tool die door de gebruiker worden geopend/gebruikt. Bij zakelijke abonnementen kan de beheerder van de klant extra gebruikersaccounts aanmaken. Voor dergelijke extra accounts verwerken wij het e-mailadres, achternaam en voornaam zoals hierboven genoemd.

Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens om toegang te bieden tot de functies van de tool.

C. Trainingen en Gebruikersbijeenkomsten
Wij verzorgen trainingen voor onze klanten en organiseren gebruikersconferenties en bijeenkomsten. Wij ontvangen de namen van deelnemers en vaak ook hun e-mailadres.

Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens voor het plannen en organiseren van trainingen en sessies, het versturen van uitnodigingen en materialen, en, vaak na afloop van de bijeenkomst, het versturen van een kopie van eventuele presentaties.

D. Facturatie
Bij het verzenden van facturen en het innen van betalingen gebruiken wij de gegevens zoals beschreven in paragraaf A voor elk zakelijk abonnement. Wij verwerken ook betalingsgeschiedenis en eventuele gegevens die wij hebben geregistreerd tijdens contact over onze facturen en openstaande posten. Na afloop van een abonnement bewaren wij deze informatie in overeenstemming met wettelijke en fiscale vereisten.

Doeleinden: Wij verwerken deze gegevens voor het verzenden van facturen, het verwerken van betalingen, en, indien nodig, het beheren van onze vorderingen.

E. Relatiegegevens
Naast gegevens die nodig zijn voor het verkrijgen en gebruiken van een abonnement, verwerken wij gegevens voor het opbouwen en beheren van een zakelijke relatie. Dit omvat contactpersonen van toekomstige gebruikers van onze oplossingen en andere medewerkers van uw bedrijf, zoals IT- of compliancepersoneel. Relatiegegevens omvatten: bedrijfsnaam, afdeling, naam van medewerker, functie, zakelijk e-mailadres en zakelijk telefoonnummer.

Doeleinden: Wij verwerken persoonsgegevens om een zakelijke relatie met het bedrijf op te bouwen en te onderhouden, bijvoorbeeld voor het versturen van offertes. We bewaren ook contactgegevens van beslissers binnen uw bedrijf. Contactgegevens worden niet gebruikt voor direct marketing, maar kunnen wel productnieuwsbrieven omvatten.

F. Onze Nieuwsbrieven
Voor het versturen van nieuwsbrieven gebruiken wij uw naam en e-mailadres. Onze nieuwsbrieven bevatten functionele informatie over onze tools, ontwikkelingen binnen ons bedrijf en informatie over procesbeheer. U kunt er ook voor kiezen om direct marketing van ons te ontvangen via e-mail. Wij versturen nooit direct marketing zonder voorafgaande toestemming. Voor het versturen van e-mails maken wij gebruik van een e-maildienst waarmee wij kunnen zien of nieuwsbrieven of mailings worden geopend; deze gegevens gebruiken wij binnen de omgeving van onze tool. Nieuwsbrieven worden ook verstuurd naar mensen die op onze website hebben aangegeven interesse te hebben in onze diensten. In elke e-mail bieden wij een afmeldlink aan waarmee u kunt aangeven dat u de e-mails niet langer wilt ontvangen.

Doeleinden: Wij verwerken uw persoonsgegevens om nieuwsbrieven te versturen en inzicht te krijgen in het gebruik van onze tools, zodat wij deze verder kunnen ontwikkelen. Als u een potentiële gebruiker bent, gebruiken wij uw gegevens om inzicht te krijgen in uw interesse in onze tools en diensten.

2. RECHTVAARDIGING
Onze algemene rechtvaardiging voor het gebruik van uw gegevens is gebaseerd op onze abonnementen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om te voldoen aan wetten en wettelijke richtlijnen, zoals die voor het beheren van de financiën en belastingen van ons bedrijf. Bij het monitoren van gebruiksgegevens of gegevens over e-maillinks zijn wij juridisch gerechtigd dit te doen. Dit is gebaseerd op ons recht om inzicht te krijgen in het gebruik van onze tools en uw interesse daarin; deze gegevens gebruiken wij om onze tools en diensten verder te verbeteren.

3. MET WIE DELEN WIJ GEGEVENS?
Uw gegevens worden gedeeld met onze medewerkers en partners indien zij deze nodig hebben om onze diensten te leveren. Onze medewerkers en partners zijn wettelijk verplicht uw gegevens vertrouwelijk te houden. Wij delen uw gegevens ook met onze leveranciers en uitbestedingspartijen waar dat nodig is ter ondersteuning van onze SaaS/Cloud-diensten en onze administratie. Wij hebben overeenkomsten gesloten met alle diensten die wij gebruiken. Deze overeenkomsten voldoen aan de richtlijnen van de AVG.

4. OPSLAGTERMIJN
Klantgegevens worden door ons opgeslagen en gebruikt gedurende de looptijd van de abonnementen en tot 6 maanden daarna in back-ups van onze oplossingen. Relatiegegevens worden daarnaast opgeslagen zolang medewerkers in dienst zijn bij onze zakelijke relaties.

5. INTERNATIONALE GEGEVENSOVERDRACHT
Alle persoonsgegevens worden verwerkt en opgeslagen binnen de EU.

6. WIJZIGINGEN IN ONZE PRIVACYVERKLARING
Onze privacyverklaring kan in de loop der tijd veranderen. Wij informeren onze klanten over deze wijzigingen via onze nieuwsbrief.

7. UW RECHTEN EN CONTACTGEGEVENS
U heeft op grond van de wet het recht om ons te verzoeken:

• U te informeren welke gegevens van u wij verwerken
• Bepaalde persoonsgegevens te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen
• Te stoppen met het verwerken van uw persoonsgegevens
• De hoeveelheid gegevens die wij bewaren te beperken
• Uw persoonsgegevens niet door te geven aan andere partijen

Wij zullen uw verzoek accepteren en beoordelen in overeenstemming met de AVG. Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via office[@]basewise.nl of telefonisch via +31 [0650909181].

8. VERANTWOORDELIJKE PERSONEN EN ESCALATIEPROCEDURE
De Chief Technology Officer (CTO) van Basewise is verantwoordelijk voor alle regelgeving rondom gegevensbeveiliging en privacy. De CTO is lid van het Management Team. In het geval van een (mogelijke) gegevensinbreuk of een andere compromitterende situatie zal de CTO de situatie onmiddellijk onderzoeken, zoeken naar potentiële oorzaken, corrigerende maatregelen treffen en verbeteringen doorvoeren om herhaling te voorkomen. De CTO rapporteert deze bevindingen aan het managementteam en de algemeen directeur. Eventuele correcties en verbeteringen worden zo snel mogelijk geïmplementeerd. Alle betrokken partijen bij de inbreuk worden geïnformeerd volgens de AVG-regelgeving. De CTO zal de CEO informeren en betrekken bij elke ernstige situatie, zoals door de CTO beoordeeld/geclassificeerd. Beslissingen in dergelijke gevallen worden genomen door de CEO en CTO. Alle dergelijke gevallen worden gedetailleerd gedocumenteerd.