Houtpaspoort: slimme controle op FSC/PEFC-hout

Duurzaam bouwen begint bij duurzaam materiaal. Voor hout betekent dat in de praktijk: aantoonbaar FSC- of PEFC-gecertificeerd. Maar die aantoonbaarheid vraagt wel om een nauwkeurige administratie. Elke levering moet kloppen, elk certificaatnummer moet te herleiden zijn, en dat kostte tot voor kort bij Hegeman Bouw & Infra best wat handwerk, met de bijbehorende risico's op fouten, dubbele tellingen en gemiste certificeringen. Met de komst van het Houtpaspoort is dat flink veranderd.

01 | Wat is het Houtpaspoort?

Het Houtpaspoort is een webapplicatie waarmee houtleveringen voor FSC- en PEFC-certificering worden geregistreerd en beheerd. Per bouwproject worden alle leveringen gebundeld, zodat altijd duidelijk is welk hout waar is gebruikt en of het aantoonbaar gecertificeerd is.

Het idee erachter is simpel. Een medewerker voegt een factuur of bon toe, door het bestand in de upload-zone te slepen of door het gewoon te mailen naar een vast e-mailadres. Die laatste optie is bewust gekozen, omdat veel documenten vanaf de bouwplaats binnenkomen. 

02 | De AI doet het voorwerk, de medewerker het laatste woord

Zodra een document binnenkomt, gaat de AI-extractie aan de slag en herkent automatisch de belangrijkste gegevens: leverancier, certificaatnummer, claimvermelding, hoeveelheid en afmetingen. Bij elk veld toont de applicatie een betrouwbaarheidsscore, zodat meteen duidelijk is welke herkenningen extra aandacht nodig hebben.

De computer heeft hier overigens niet het laatste woord. Elke entry start als concept, en pas nadat een medewerker de gegevens heeft gecontroleerd en geaccepteerd, telt de levering mee in de dashboards en de rapportages. Het grootste deel van het overtypen en zoekwerk verdwijnt, maar de controle blijft bij de mens.

03 | Automatische waarschuwingen voorkomen fouten

Een belangrijke meerwaarde van het Houtpaspoort zit in de ingebouwde kwaliteitscontrole. De applicatie signaleert zelf twijfelgevallen, waarbij een factuur of bon niet eenduidig te interpreteren is. Ook mogelijke duplicaten worden opgemerkt, bijvoorbeeld als dezelfde factuur per ongeluk twee keer wordt geüpload. En leveringen zonder geldige certificering krijgen een duidelijke NO CERT waarschuwing. Zo'n levering blijft wel bewaard voor de audit, maar telt niet mee in de compliance cijfers.

Deze waarschuwingen, ook wel red flags genoemd, zijn overal in de applicatie terug te zien: in het register, op de dashboards en in de overzichten. Zo verdwijnt er niets ongemerkt tussen de regels.

04 | Van registratie naar rapportage

Wat geregistreerd is, moet ook aantoonbaar zijn. Daarom slaat het Houtpaspoort elk brondocument automatisch op in een gekoppelde SharePoint omgeving, met een uniek kenmerk per entry. Zo is elke regel in het register altijd direct terug te leiden naar het originele document, wat bij een certificeringsaudit onmisbaar is.

Met één druk op de knop genereert de applicatie bovendien een compleet FSC/PEFC register als Excel bestand, met aparte tabbladen per certificeringstype, subtotalen en verwijzingen naar de brondocumenten. Wat vroeger uren verzamelwerk kostte, is nu een kwestie van seconden.

05 | Mandemaat Assen als eerste praktijktoepassing

Het Houtpaspoort is in nauwe samenwerking tussen Hegeman Bouw & Infra en Basewise ontwikkeld, op basis van een eerder goedgekeurd Proof of Concept. Het project Mandemaat in Assen is het eerste bouwproject waarop de applicatie in de praktijk wordt gebruikt. Daar wordt niet alleen de FSC/PEFC administratie gevoerd, maar ook ervaring opgedaan: welke documenten geven de beste herkenning, hoe werkt de e-mailroute op de bouwplaats, en waar is nog finetuning nodig.

De lessen uit Mandemaat vormen de basis voor de verdere uitrol van het Houtpaspoort binnen de rest van de projecten van Hegeman Bouw & Infra. Het doel is helder: minder administratieve rompslomp, meer grip op certificering, en volledige traceerbaarheid van elke houten balk die op de bouwplaats wordt verwerkt.